La hoja de verificación o lista de chequeo es uno de tantos términos que recibe esta herramienta de gestión empleada por las empresas como proceso de control de calidad en los sistemas de producción.
A menudo, esta herramienta se utiliza de manera impresa, posee forma de planilla o de diagrama, y se utiliza para recoger datos específicos por medio de la observación de una determinada situación.
En la actualidad, existen software diseñados para elaborar hojas de verificación perfectamente ajustables a las necesidades del fenómeno de estudio. Con el uso de estos programas se reduce la tasa de error humano, contribuyendo a la obtención de una mejor data.
Tabla de Contenidos
- ¿Qué es una hoja de verificación de calidad?
- ¿Para qué sirve una hoja de verificación o lista de chequeo en un control de calidad?
- Tipos de hojas de verificación
- Como hacer una hoja de verificación de calidad?
- Ejemplo de hoja de verificación de calidad
- Plantilla de hoja de verificación de calidad en Excel
¿Qué es una hoja de verificación de calidad?
Generalmente, se trata de un formulario cuyo diseño se ajusta para la recopilación de datos, razón por la cual se utiliza como una herramienta genérica en el proceso de control de calidad o inspección de riesgo, con la finalidad de buscar errores o áreas de mejora.
Las hojas de comprobación, también conocidas como de control, de chequeo o de verificación, son una técnica de recogida de datos cuyo diseño procura la facilidad de uso, de manera que interfiera lo menos posible con quien realiza el registro.
Esta herramienta emplea el criterio científico de la objetividad, se centra en los hechos para proporcionar información realista. Los datos a recolectar pueden ser de distinta naturaleza, así como los fenómenos sujetos a estudio.
La hoja de verificación o lista de chequeo es considerada unas de las 7 herramientas de calidad junto a las siguientes: diagrama de Ishikawa o diagrama de causa-efecto, diagrama de flujo, gráfico de control, histograma, diagrama de Pareto, diagrama de dispersión.
¿Para qué sirve una hoja de verificación o lista de chequeo en un control de calidad?
Esta herramienta está diseñada para la correcta recolección de datos mediante un formato lógico y fiable. Tiene como función principal, facilitar la tarea del investigador en la obtención y organización de la información para producir análisis rápidos y eficientes.
En los procesos de mejoras de la calidad, la hoja de verificación se utiliza con frecuencia para el estudio de los posibles síntomas de un problema, también para investigar las causas de estos, o se implementan para comprobar diversas hipótesis mediante la recogida y análisis de datos.
Este instrumento se aplica con frecuencia en algunas de las siguientes etapas de un control de calidad:
- Identificación del problema
- Para desarrollar un plan específico en la solución del problema.
- Para verificar que las soluciones aplicadas están funcionando.
Según Kaoru Ishikawa, creador del diagrama de calidad que lleva su nombre, existen diferentes criterios de uso para una hoja o lista de chequeo, algunos de estos son:
- Para cuantificar los defectos por producto.
- Para cuantificar defectos por localización.
- Para cuantificar defectos por causa (máquina o trabajador).
- Para realizar un seguimiento a las actividades de un proceso (hoja de chequeo de calidad).
La implementación de una hoja de verificación permite identificar errores o áreas de mejora en los siguientes aspectos:
- Incumplimiento de normativas y leyes
- Absentismo laboral
- Reclamos y sugerencias de los clientes con relación a la calidad de los productos o servicios
- Retrasos en los plazos de entrega por problemas en cadena productiva
- Funcionamiento inadecuado en infraestructuras y maquinarias.
- Errores de trámites administrativos, contables, y otros departamentos involucrados en el fenómeno de estudio.
Ventajas de una hoja de verificación
La aplicación de esta herramienta supone las siguientes ventajas con relación a su implementación en la búsqueda de errores o áreas susceptibles a mejora.
- Es una técnica que proporciona datos fáciles de comprender, los cuales se consiguen a través de procesos simples y efectivos que pueden implementarse en diferentes áreas de una empresa.
- Suministra los patrones y tendencias reflejados en los datos.
- Reduce la tasa de interferencia, en la ejecución y registro de actividades por parte del investigador.
- Facilita la toma decisiones centrada en hechos, en lugar de opiniones
- Proporciona un registro histórico que permitirá observar el comportamiento de futuros cambios.
- Promueve el pensamiento estadístico dentro de la cultura organizacional.
Tipos de hojas de verificación
Actualmente, no existe una clasificación estandarizada para las hojas de verificación, esto se debe a que la herramienta es ampliamente modificable y ajustable para adecuar el diseño a los objetivos de la recolección de datos. Sin embargo, entre los modelos más comunes podemos identificar los siguientes:
- Hoja de verificación con escala de medición: Utilizada para evaluar la distribución con el objetivo de producir una correcta distribución de frecuencia.
- Hoja de comprobación de frecuencia: Empleada para definir los criterios de recolección de datos según la cantidad de veces que se presentan.
- Hoja de chequeo con clasificación: Usada para diagramar la información de forma que se puedan clasificar los datos según los cruces de columnas y filas.
- Hoja de control de localización: Destinado para determinar la ubicación del defecto basado en uno o más esquemas del objeto de medición.
Como hacer una hoja de verificación de calidad?
En el apartado anterior, indicamos que no existe un formato estandarizado para la elaboración de este instrumento de medición estadística. El diseño de la hoja de verificación dependerá de lo que se desee analizar, siempre y cuando se consideren los siguientes lineamientos durante su creación.
- Determinar el proceso a observar: para comenzar se requiere realizar una planificación básica para establecer que datos necesitamos, como debemos registrarlos, quién hará la recolección de información y que uso daremos a los resultados.
- Definir el lapso de tiempo para la recolección de datos: no existe un tiempo determinado preferente para cada fenómeno de estudio, esto dependerá de las necesidades del área.
- Diseñar una hoja de verificación simple y fácil de usar: este instrumento debe expresar de forma detallada el origen de la información y su estructura debe simplificar su uso y observación.
- Prueba piloto: a menudo sucede que el diseño preliminar de la hoja de verificación no se adecua a las necesidades del estudio, por ello es necesario ir probando diferentes modelos en busca del más idóneo.
- Realizar la recolección de datos con objetividad: la manera correcta de obtener la información requerida es de forma metódica, rigurosa y sistemática.
- Informe y conclusión: después de la recolección de datos, es importante hacer informes con las conclusiones pertinentes que contribuyan a la implementación de las mejoras requeridas.
Ejemplo de hoja de verificación de calidad
“Movil Up” es una pequeña empresa que presta servicio técnico de celulares. El gerente general quiere clasificar los tipos de errores más comunes, la frecuencia con la que suceden y el total de casos que cada técnico puede solucionar por semana.
Paso 1. Desarrollar el contexto
- Qué: Determinar los defectos que tiene los dispositivos móviles de los clientes y la efectividad para solucionar el caso por parte de los técnicos.
- Por qué: Mejorar el servicio prestado con base en el tipo de defecto, para luego capacitar al personal nuevo en la reparación de los casos más frecuentes.
- Cuándo: La información se recopilará durante tres semanas.
- Dónde: Los datos se obtendrán en el área de correcciones.
- Quién: La data será registrada por el ingeniero de producto y la evaluación se llevará a cabo sobre tres técnicos.
- Cómo: La información será plasmada en hojas de verificación, bajo la siguiente leyenda: Una equis para los defectos en la placa base, una cruz para los defectos en pantalla, un círculo para los defectos de batería y un triángulo por fallas en el software.
- Cuánto: Se recopilarán los datos de 50 clientes o en su defecto hasta que se culmine el tiempo estipulado.
Paso 2: Elaborar hoja de verificación
Según lo señalado en el primer paso, se requiere clasificar los datos en semana, por parte del celular y en número de clientes atendidos por técnico. Para ello, podemos diseñar varias modelos de hojas, como por ejemplo:
Paso 3: Obtención de datos
Para garantizar la correcta recolección de los datos se debe aplicar el principio científico de la objetividad para poder proporcionar una perspectiva realista sobre el fenómeno de estudio. Una vez obtenido los datos, lucirán como la siguiente imagen.
Paso 4: Análisis e interpretación de datos
En este paso, deberás analizar e interpretar los datos para llegar a diferentes resoluciones, a menudo en forma de pregunta, como por ejemplo, por qué el técnico 2 no ofrece el mismo rendimiento que los técnicos 3 y 1.
Plantilla de hoja de verificación de calidad en Excel
Llegado este punto, has leído y comprendido los aspectos básicos para elaborar, implementar e interpretar los datos de una hoja de verificación de calidad. Sin embargo, si es la primera vez que utilizas una, o estás corto de tiempo te recomendamos probar algunas de estas plantillas de hojas de verificación diseñadas en Excel.
Plantilla 1
Plantilla 2
Plantilla 3
Plantilla 4
Una respuesta
¡Me encantó este post sobre la hoja de verificación! Los ejemplos y plantillas compartidas son súper útiles, sobre todo para organizar tareas en mi trabajo diario. Gracias por la información clara y práctica, definitivamente lo voy a aplicar.