Diagrama SIPOC

A pesar que el diagrama SIPOC no es tan popular como el resto de su clase, sí que es bastante útil. El mismo es capaz de permitir un sistema de ordenamiento con características que conforman una serie de procesos. En resumidas cuentas, el diagrama SIPOC es un sistema que aprueba tener un mayor entendimiento de diferentes situaciones.

Si quieres saber más sobre este tipo de diagrama, entonces tan solo continúa leyendo este artículo que seguro te será de utilidad. Aprenderás todo lo necesario para conocer más a profundidad qué es un diagrama SIPOC, cuál es su utilidad, cuáles son sus partes, ventajas, cómo hacerlo y algunos ejemplos prácticos para que tomes inspiración y puedas hacer el tuyo.

Que es un diagrama SIPOC

Tal y como se mencionó anteriormente, el diagrama SIPOC es una representación gráfica que se hace a través de una asignación lógica de una serie de procesos, la cual está compuesta por elementos específicos y constantes. Asimismo, también muestra cómo los participantes de un proceso están recibiendo materiales o datos. Además, también se usa para mejorar o entender de una mejor manera los procesos asociados con la experiencia del cliente.

No obstante, estos tipos de diagramas SIPOC no están diseñados para proporcionar detalles generales, sino más bien brindan detalles específicos a las partes interesadas, para ayudarlos con la toma de decisiones y así poder generar ideas de mejora.

Tomando esto en cuenta, se puede decir que un diagrama SIPOC es una de las tantas herramientas para la gestión de procesos de negocios (BPM), ésta implica investigar procesos, planificar cómo optimizarlos y por lo tanto, implementar las mejoras pertinentes.

¿Dónde se usa un diagrama SIPOC?

Gracias a la multitud de factores que implica el éxito de un negocio, se debería aprovechar la mínima oportunidad para poder garantizar el funcionamiento más fluido, así como la mayor satisfacción a los clientes. Tomando esto en cuenta, el diagrama SIPOC revelará la relación directa entre lo que los clientes solicitan, lo que obtienen de los proveedores y la manera de conseguir ambas cosas durante el proceso.

Por lo tanto, si te dudas sobre dónde usar un diagrama SIPOC, podrías hacerlo para obtener respuestas ante las siguientes preguntas:

• ¿Son traducidas con éxito las peticiones de mis clientes en bienes y servicios?
• ¿Suministran mis proveedores exactamente lo que necesito?
• ¿Conozco a mi cliente realmente?
• ¿Mi equipo está tomando la ruta más sencilla en la creación del producto?

Asimismo, otra de las maneras de utilizar los diagramas SIPOC y sacarle el mejor provecho, es cuando se introducen al nuevo personal del equipo y también cuando se están planificando nuevos conceptos empresariales.

Beneficios al usar un diagrama SIPOC

• Es bastante sencillo de usarlo y no requiere demasiada inversión para ello. Incluso, puede realizarse con pluma y papel.
• Tiene mejor funcionamiento en entorno de intercambio de ideas, donde anteriormente se estuvo evaluando un proceso de mejora.
• Cuenta con la facilidad de agregar nuevos detalles que se requiera en el proceso.

Para que sirve un diagrama SIPOC

Normalmente, cuando se consigue representar un proceso para poder entender correctamente su funcionamiento, se tienen más facilidades de comprender los requisitos, así como las condiciones que tú necesitas para poder asegurarte que realmente lo que estás generando sea lo citado. Asimismo, un diagrama SIPOC te permitirá encontrar los puntos débiles que te generen problemas en tu proceso.

Otra de las funciones de un diagrama SIPOC es que, lograrás comunicar de manera más asertiva la forma en que un proceso genera resultados. Del mismo modo, este método es una herramienta fundamental para cumplir con los numerales del sistema de gestión de calidad según la norma ISO 9001.

En resumidas cuentas, este diagrama es de gran utilidad para conocer:

• ¿Quién es el encargado de proveer los insumos o materiales para las actividades?
• ¿Cuáles son los requisitos y especificaciones necesarios para dar inicio a las actividades?
• ¿Quiénes son los clientes en el proceso?
• ¿Cuáles son los requisitos y especificaciones que tienen los clientes en el proceso?

Partes del diagrama SIPOC

La abreviación de SIPOC, es proveniente de las siguientes cinco composiciones:

• Proveedores (Suppliers): Describe la fuente de las entradas del proceso
• Entradas (Inputs): Son aquellos recursos necesarios para que el proceso funcione correctamente
• Proceso (Process): Se definen como los pasos generales que componen el proceso
• Salidas (Outputs): Son caracterizados como los resultados del proceso
• Clientes (Customers): Son todas aquellas personas que reciben los resultados o salidas, o en pocas palabras, son los que se benefician del proceso

Ejemplo de partes del diagrama SIPOC

Para hacer este ejemplo, usaremos un puesto de limonadas:

• Proveedores (Suppliers): Solicitudes de los clientes
• Entradas (Inputs): Materiales y materia prima como el jugo de limón, agua, azúcar, hielo, tazas, cucharillas, jarras y establecimiento del puesto de limonadas.
• Proceso (Process): Empezar a construir el puesto de limonadas, preparar la limonada con la materia prima y llevar la cuenta de los pedidos de los clientes.
• Salidas (Outputs): Vasos de limonadas refrigerados.
• Clientes (Customers): Caminantes sedientos.

Ventajas y desventajas del diagrama SIPOC

Tal y como sucede con el resto de diagramas, este método también cuenta con algunas ventajas y desventajas a la hora de su utilización, las cuales son las siguientes:

Ventajas:

• Es capaz de identificar aquellos grupos de interés de proceso bajo estudio, bien sea en la lista de proveedores, como en la lista de clientes.
• Define puntualmente el alcance del proceso.
• Suele corroborar que el indicador principal esté estrechamente vinculado con el objeto de estudio.

Desventajas:

Suele exigir un elevado nivel de contemplación por no tener los detalles del proceso, tal y como lo hace un flujograma.

Como hacer un diagrama SIPOC

Realmente hacer un diagrama SIPOC es bastante sencillo, pero, para facilitar este método, lo conveniente es seguir el paso a paso en orden:

Paso 1. Empieza de cero:
Antes que nada, plasma sobre un pizarrón o sobre una hoja de papel tu diagrama SIPOC, para poder determinar 5 campos, los cuales tendrán por nombre proveedor, entrada, proceso, salida y cliente.

Paso 2. ¿Quién es el proveedor?:
Define quién es el encargado de generar tus entradas, al igual que las salidas. Ten en consideración que este puede ser, bien sea un cliente o usuario, parte interesada o cliente interno.

Paso 3. Enumera tus entradas:
Las entradas serán los recursos que necesitarás para que este proceso llegue a funcionar correctamente. Estas pueden llegar a ser elementos, materiales, productos, servicios o información. Recuerda que enumerar las entradas te servirá para comprender de una manera más clara qué recursos serán necesarios para el proceso, así como a determinar si tus proveedores están proporcionándote correctamente del material que necesitas.

Paso 4. Selecciona el proceso:
En este punto, se suele empezar con la diagramación de proceso, puesto que este vendría siendo el punto de partida. Puedes elegir un nuevo proceso de negocios que quieras implementar o un proceso ya en existencia que se quiera mejorar. La creación de un diagrama SIPOC ayuda a comprender el proceso, generar nuevas ideas y brindar una descripción general del proceso, para así poder ayudar a la toma de decisiones. Se recomienda hacerlo lo más sencillo posible, basta con mencionar el verbo + sustantivo cuando se está definiendo cada actividad.

Paso 5. Identifica tus salidas:
Este paso te ayudará a comprender de una manera más sencilla aquello que obtienes de los recursos que estás invirtiendo en tu proceso, así como lo que los clientes reciben. Al igual que las entradas, pueden ser materiales, productos, servicios o información. Recuerda que las mismas deberían de poder coincidir con los requisitos del cliente.

Paso 6. Clientes:
Son todos aquellos que reciben bien sean salidas, resultados, o aquellos beneficiados del proceso. Los clientes no son únicamente personas externas, también se incluyen compañeros de trabajo y empleados internos.

Ejemplo de diagrama SIPOC

Para poder entender de una manera más clara y específica, todo lo relacionado al diagrama SIPOC, detallaremos a continuación dos ejemplos bastante comunes, basados en la vida real:

Ejemplo de una empresa

En este primer ejemplo, se tomará como modelo la empresa Contact Center, la cual es una empresa de transporte, que cuenta con una serie de procesos ya perfectamente definidos. Esta organización es encargada de hacer reservas, cancelaciones, así como también brinda información a sus clientes.

Ejemplo de un restaurante

Para el segundo ejemplo se tomará el diagrama SIPOC de un restaurant de comida rápida. Como se puede apreciar en el modelo, la empresa detalla perfectamente el proceso, desde el proveedor de ingredientes, hasta el cliente de domicilio.