Cuando realizamos un proyecto es necesario llevar un control de todo el proceso, pero a veces se nos escapa de las manos algunos detalles, por lo que debemos recurrir a algunas herramientas ideales para una buena organización, como es el caso del diagrama de Gantt.
Esta herramienta, creada en el año 1914 aproximadamente por el ingeniero Henry Gantt, permite comunicar de forma gráfica y visual, todo el cronograma del proyecto, haciendo que su comprensión sea simple.
Tabla de Contenidos
¿Qué es un diagrama de Gantt?
El diagrama de Gantt es una especie de grafica que permite definir el cronograma de un proyecto, con el fin de que el mismo se planifique y se lleve a cabo exitosamente.
Y es que en esta herramienta se exponen todas las tareas que se tendrán que realizar, el tiempo y las partes que estarán implicadas en la elaboración de las mismas, lo cual permite llevar un mejor control y orden.
Este tipo de diagrama cuenta con algunas características que hace que se diferencie de otros, y entre ellas podemos mencionar las siguientes:
- Es simple e intuitivo: este diagrama permite una buena comunicación entre el lector, ya que es sencillo y de fácil lectura, por lo que cualquier persona puede comprenderlo.
- Funciona como un calendario: básicamente este diagrama cumple la misma función que un calendario, ya que en él se detallan actividades y el tiempo en el cual se deben realizar.
- Se emplean algunos símbolos: en este diagrama se usan cuadros rectangulares para representar una actividad. El tamaño del mismo determina el tiempo de duración de la tarea.
- Se utilizan colores: más allá de dar un aspecto visual atractivo, en este diagrama se emplean colores diferentes en los bloques para determinar aquellas tareas críticas; por lo general en estos casos se usa el rojo, mientras que en el resto de los bloques otro color.
- Está conformado por dos ejes, el horizontal y vertical. El primero corresponde al tiempo en qué durará la actividad y el vertical hace referencia a la tarea que se deberá llevar a cabo.
Elementos o partes de un diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt está compuesto por varios elementos, y entre ellos destacan los siguientes:
- La fecha en la que inicia y culmina un proyecto: para tener una visión más clara y acertada de la duración de un proyecto, este tipo de diagrama muestra tanto la fecha de inicio como la de culminación del mismo.
- Las tareas que se llevarán a cabo dentro del proyecto: todo proyecto está compuesto por una serie de tareas a realizar, con el fin de que el mismo se cumpla exitosamente. Con este diagrama se podrá tener el control de todas esas actividades, para que se lleven a cabo en el tiempo estipulado.
- Estimación del tiempo que durará cada actividad: el diagrama de Gantt también muestra los plazos de tiempo en los que debe realizarse cada tarea, lo cual sin duda ayuda a ser más organizado y a que el proyecto se termine en el tiempo establecido.
- Quien está a cargo de cada tarea: en el diagrama de Gantt se puede mostrar a las personas que estarán encargadas de la realización de cada tarea, esto ayuda a tener un mejor control y organización.
- Progreso del proyecto: con este tipo de diagrama puedes estar al pendiente y conocer el progreso que llevas con tu proyecto, ver como se está desarrollando, si todo está saliendo como lo esperado, ver que actividades se han completado y cuales faltan por culminar.
Quien debería usar un diagrama de Gantt
En términos generales se puede decir que el diagrama de Gantt debe ser usado por todo el equipo que conforma un proyecto, ya que esta herramienta sirve para llevar un control de las actividades, incluso proporciona una visión más ordenada que ayuda en la toma de decisiones.
Cualquier individuo que esté realizando un proyecto y necesite verlo en forma cronológica, debería hacer uso de este diagrama. Pero para dar una idea más acertada, a continuación se mencionará algunos ejemplos de aplicaciones o usos más frecuentes del diagrama de Gantt:
- Hacer un seguimiento de las tareas.
- Realizar una campaña de marketing.
- Gestionar eventos.
- Definir y agrupar etapas en un proyecto de construcción.
- Lanzar un producto.
- Gestionar presupuestos y controlar gastos.
- Programar el calendario de un proyecto.
- Monitorear la evolución de cambios aplicados
- Planificar la gestión de recursos.
- Reflejar estadísticas y datos demográficos.
- Renovar un proceso técnico.
Beneficios de un diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt proporciona muchos beneficios al momento de gestionar un proyecto, entre ellos se puede mencionar los siguientes:
1 – Mejor gestión del tiempo
Al ser un diagrama en el cual se establecen plazos realistas para el cumplimiento de actividades, ayuda a que las personas comprendan el valor del tiempo, a cumplir con los horarios y a evitar retrasos en los proyectos, lo cual a su vez fomenta la buena organización.
2 – Flexibilidad
Es normal que en todos los proyectos se lleven a cabo modificaciones, con el fin de que el proceso sea más óptimo o eficiente. Con el diagrama de Gantt esto no es un problema, ya que es flexible a los cambios inesperados, ¿Qué quiero decir eso? Que puedes ajustar sin problema las tareas o los recursos de acuerdo a los nuevos planes.
3 – Claridad
Uno de los principales beneficios que proporciona este tipo de diagrama es la claridad, ya que permite desglosar en un solo documento varias tareas, es decir, tener una vista general simplificada.
De esta manera se puede llevar un control de las actividades, ver donde se encuentra el equipo en cada fase, y los recursos que se destinarán para cada tarea.
4 – Datos sobre el rendimiento
Otro de los beneficios de este tipo de diagrama es que se pueden proporcionar datos más acertados sobre el rendimiento del proyecto, y es que esta herramienta permite llevar un seguimiento de todas las tareas y de todo el progreso general del equipo.
5 – Eficiencia
Al poder llevar un control y seguimiento de las tareas, así como de todo el proceso en general, proporciona eficiencia. Esto quiere decir que es más probable que el proyecto se culmine satisfactoriamente.
Como hacer un diagrama de Gantt
Hacer un diagrama de Gantt es fundamental, y más aún cuando se está llevando a cabo algún proyecto, ya que como bien se ha dicho, este permite hacer un seguimiento de las tareas e informar sobre la fecha de inicio y culminación de cada una de ellas.
Si se está preguntando cómo hacer un diagrama de Gantt, a continuación mencionaré los pasos para su elaboración:
- Define el periodo de tu proyecto
Antes de comenzar a realizar el diagrama es necesario que se piense sobre el periodo de tiempo que se espera que dure el proyecto. Y es que es importante que el mismo tenga una fecha de inicio y una de culminación, así tendrás un mejor control.
- Agrega tareas
Otro paso muy importante es el de definir las fases del proyecto, es decir establecer qué actividades o tareas se llevarán a cabo para el cumplimiento del mismo.
Recuerda darle prioridad a cada tarea, así como establecerles una fecha de inicio y fin, ya que de esta manera podrás identificarlas fácilmente y llevar un buen control de las mismas.
- Asigna recursos
Es probable que para culminar con éxito las diferentes tareas establecidas, se deba asignar recursos. Así que una vez se tenga claro cuáles son las actividades a realizar, se deberá ver los recursos que se necesitarán para las mismas.
- Identifica las dependencias entre actividades
Es normal que en un proyecto haya ciertas tareas que no pueden comenzarse a realizar hasta que no se terminen otras, así que para no parar el funcionamiento del mismo, es necesario que todo el equipo de labor esté en la misma sintonía.
Así que es necesario identificar las dependencias que hay entre las tareas, con el fin de saber cuáles se pueden empezar a realizar.
- Distribuye responsabilidades
En todo proyecto es necesario que se distribuyan las responsabilidades o cargas de trabajo, así que al momento de hacer el diagrama de Gantt, se deberá especificar quien estará a cargo de cada tarea.
Como hacer un proyecto con Gantt en Excel
El diagrama de Gantt puede ser realizado en diversos programas y uno de ellos es el Excel. Para llevarlo a cabo, es necesario tener en cuenta lo siguientes:
- Crear una tabla de datos: se debe especificar todos los datos de las diferentes actividades del proyecto, tales como el nombre, la fecha de inicio, duración y la fecha de culminación; esta última se puede calcular al sumar la columna de inicio con la de duración.
- Insertar el gráfico: una vez se tenga la lista con todos los datos, se procede a insertar el gráfico. Para ello se deberá ir a la ficha de insertar > gráficos > barra apilada.
- Seleccionar datos para el diagrama: luego de insertar el gráfico es momento de seleccionar los datos que se reflejarán en él. Para ello será necesario darle clic en el gráfico y seleccionar la opción que dice “seleccionar datos”.
Una vez allí, se deberá indicar el rango de celdas que contiene la información del proyecto, dándole clic en el botón de agregar. Luego, en el recuadro de valores de la serie, indicaremos los datos que están en la columna de “fecha de inicio”, y una vez creada se tendrá que modificar las etiquetas del eje horizontal, dándole al botón de editar y seleccionando la columna de actividades.
Posteriormente, se deberá realizar el mismo procedimiento pero esta vez con la columna de duración en vez de la fecha de inicio.
- Dar formato a los ejes del gráfico: hay que darle formato al gráfico, ya que se encuentra en forma inversa. Para lograr el orden de acuerdo a la tabla de datos, se deberá hacer clic sobre el eje vertical y seleccionar “dar formato a eje”, y marcar la opción de “Categorías en orden inverso” que se encuentra en el apartado de opciones de eje.
- Quitar relleno de la primera serie de datos: cuando se termine el grafico, se podrá notar dos colores diferentes, uno de ellos describe el inicio, duración y culminación de las actividades, pero el otro no representa nada, solo tiene como función el ayudar a ubicar a la barra anterior en el lugar donde corresponde.
Así que en este paso procederemos a ocultarla, porque no nos interesa que se refleje. Para ello se deberá hacer clic derecho y seleccionar “dar formato a serie de datos”, ir a la pestaña de relleno y marcar la opción de “sin relleno”.
Plantillas para Excel del Diagrama de Gantt
Planificador de proyectos de Gantt
Diagrama de Gantt simple
Template de Gantt Excel
