En términos generales, el diagrama de afinidad es una de las mejores y más sencillas herramientas para organizar información dispersa, por eso la tormenta o lluvia de ideas, suele ser el complemento perfecto de este tipo de gráfico.
Se trata de una técnica creada en Japón durante las últimas décadas del siglo XX, por el antropólogo Jiro Kawakita, de allí que también se le conozca como el método KJ, el cual explicaremos en este post.
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¿Qué es el diagrama de afinidad o método KJ?
El diagrama de afinidad es un instrumento gráfico para clasificar ideas agrupándolas según las características comunes entre cada una de ellas, lo cual simplifica el proceso de análisis necesario a la hora de identificar algún problema que afecte a varias personas, como, por ejemplo, en una empresa u organización.
Sencillamente, la técnica KJ jerarquiza y organiza toda la información dispersa que proviene de una lluvia de ideas realizada por varias personas.
De hecho, este método forma parte de las “7 Nuevas Herramientas de Calidad” que la “Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros”, mejor conocida como JUSE, nombró para analizar y resolver problemas complejos basándose en estudios cualitativos.
¿Para qué sirve el diagrama de afinidad?
El sistema KJ sirve para organizar las ideas de un tema, evento, situación o problema complejo, porque las agrupa tomando en cuenta los factores afines que tengan entre sí, permitiendo definir los datos clave y analizarlos de manera directa.
Sin embargo, es importante destacar que el diagrama de afinidad no arroja soluciones, simplemente muestra la información importante para examinarla mejor y, a partir de allí, tomar acciones útiles.
En este sentido, es un tipo de esquema al que debemos recurrir cuando el problema en cuestión es realmente difícil de comprender, si genera mucha información desorganizada o si amerita la participación de todas las personas involucradas.
En otras palabras, aplica en aquellos momentos en los cuales necesitamos identificar temas puntuales en medio de una gran cantidad de datos.
¿Cómo hacer un diagrama de afinidad?
Antes de realizar un diagrama de afinidad, es útil contar con ciertos implementos que nos ayudarán a agilizar el proceso más adelante, por ejemplo, notas adhesivas o “post-it” para plasmar la información que surja con la lluvia de ideas; un espacio de trabajo donde colocarlas (pizarra, tablero, cartulina, pared, etc); marcadores y cinta adhesiva.
Esto se debe a que el KJ es una técnica visual, por ello, es importante tener elementos fáciles de manipular frente al resto de los participantes, mientras se desarrolla la actividad.
Además, también es imprescindible la figura de un coordinador o líder del grupo, para dirigir la sesión, escribir datos importantes y mantener el enfoque del tema en todo momento.
Luego de establecer estas consideraciones, podremos comenzar a hacer nuestro diagrama de afinidad, siguiendo los pasos que describiremos a continuación:
- Crear el equipo: se debe reunir un grupo de trabajo con más de 6 participantes involucrados en el asunto que se piensa analizar, pero con distintos niveles de experiencias. Lo importante es contar con varias perspectivas sobre el mismo tema.
- Definir un objetivo: es indispensable establecer cuál es el problema que se quiere resolver, si pretendemos averiguar las causas del mismo, por ello es necesario acordarlo entre todos los miembros del grupo, quienes han de participar con una perspectiva neutral de la situación. Un método sencillo de plantear el objetivo, es formulándolo manera de pregunta.
- Hacer la lluvia de ideas: este quizá sea uno de los pasos más importantes, porque es justo en ese momento que obtendremos la información a evaluar. El líder del equipo puede anotar las ideas de cada participante, o entregarles los post-it y dejarlos hacerlo por cuenta propia, pero deben agregar conceptos bien argumentados, en lugar de escribir una sola palabra por tarjeta.
- Revisar los post-it: una vez que todos hayan escrito sus ideas en las notas adhesivas, el coordinador de la actividad tendrá la tarea de identificar cada una con un código, un número o una letra, y colocarlas sobre la superficie de trabajo donde los demás miembros del equipo las puedan observar.
- Agrupar las ideas similares: durante esta etapa todos deben guardar silencio y evitar discutir el orden de las tarjetas, pues cada participante tendrá su turno para clasificar los post-it en grupos de ideas que, según su criterio, compartan algún tipo de relación. También es válido cambiar de lugar las notas agrupadas por las demás personas.
- Identificar cada conjunto de ideas con un título: después de crear los diferentes conjuntos de ideas, se les debe asignar un título para distinguir los grupos. Los mismos tienen que describir los factores o características que llevaron a unir los post-it en un mismo lugar. Se pueden añadir títulos secundarios si es necesario organizar subgrupos. Las notas adhesivas cuyos datos no encajen en ningún apartado, pueden dejarse en un espacio adicional bajo la etiqueta de “Varios”.
- Dibujar el diagrama de afinidad: tras organizar la información, podremos diseñar el esquema trazando líneas o flechas entre los grupos y subgrupos en forma descendente, tomando en cuenta el orden jerárquico de cada conjunto de ideas (títulos primarios o secundarios).
- Analizar los datos: por último, el equipo de trabajo podrá centrarse en algunos de los conjuntos de ideas para realizar el análisis correspondiente, según el objetivo inicial de la actividad. El orden de la evaluación puede llevarse a cabo por consenso, o simplemente dejar que lo defina el coordinador.
Ejemplos del diagrama de afinidad
Definitivamente, los diagramas de afinidad son sinónimos de organización y trabajo en equipo, pero, además, se trata de un método visual, por eso dejaremos un par de ejemplos con estos tipos de esquemas:
Diagrama de afinidad para analizar la manera de incrementar las ventas en una empresa de muebles:
Diagrama de afinidad para averiguar los posibles factores que generen inseguridad en los clientes de una empresa que presta servicios de internet:
