Dado que las empresas están cargadas de procesos, los cuales deben de fluir eficazmente. Es necesario identificar las brechas que hay en su estructura interna. Para esto, el Diagrama de tortuga, es una de las herramientas más recomendadas actualmente. Ya que ayuda en la gestión de cada proceso dentro de las empresas.
Esta es sin duda de las mejores herramientas utilizada por la norma ISO 9001 (TS 16949), para la gestión de calidad. Allí, se dibujan todos los elementos que intervienen en los procesos para conocer el nivel de competencia.
Tabla de Contenidos
¿Qué es un Diagrama de Tortuga?
El Diagrama de Tortuga es una herramienta visual muy importante y fácil de usar. Ella describe detalladamente los elementos de cualquier proceso dentro de las organizaciones. Este incluye todos los aspectos, tanto como los insumos, los productos y las métricas de criterios. Así como otra información que ayude a mejorar los procesos organizacionales.
Esta herramienta es de gran ayuda en el crecimiento y en la continua mejora de la organización dentro de una empresa. Sobre todo, en la gestión de todos los procesos que existen allí dentro. Y así tener conocimientos claros de todos los elementos importantes para poder controlarlos.
Beneficios del Diagrama de Tortuga
Entre los usos importantes que nos ofrece el diagrama de tortuga, es que se puede utilizar junto con diagramas de flujo. Instrucciones de trabajo (IT) o Procedimientos Operativos Estándar (POE), armonizando la información en un método de fácil lectura. Veamos cuales son los beneficios de usar el diagrama de tortuga.
Documento fácil de entender
Dado a la facilidad de entender los documentos que tiene esta herramienta, se pueden compartir con los nuevos funcionarios en capacitaciones de integración. Ya que podrán comprender la posición de su rol dentro de la organización. Y el valor de las tareas que van a desempeñar en la empresa.
Herramienta fácil de usar en auditorias
Esta herramienta puede usarse en una auditoría individual de un proceso. O en el estudio de intercambio con distintos procesos dentro de la empresa. Es fácil usar una pista de auditoría en la organización, cuando se usan con documentos de respaldo como IT´s o POE´s.
Los diagramas de tortuga pueden facilitar a los auditores y las mismas organizaciones en las auditorías internas y externas. Así serán guiadas, hacia las diferentes personas que necesiten auditoría en cada proceso.
Alineación de metas organizacionales vinculadas a procesos
Uno de los beneficios importantes del diagrama de tortuga, es que con este se puede alinear el desempeño de los procesos. Con este objetivo de organización y política se puede lograr comprender mejor el desempeño de ciertos pasos de organización. Como la satisfacción del cliente, y cómo están relacionados al plan de negocios.
Identificar fácilmente los residuos del proceso
El foco de un diagrama de tortuga, siempre deben ser los pasos de valor agregado en un proceso. Así como las medidas de eficiencia y efectividad de cada paso. De este modo, su visualización será más rápida, para comprobar si hay desperdicio dentro de un proceso.
Ejemplo Diagrama de Tortuga para PyMES
Para realizar un Diagrama de Tortuga eficaz para una empresa pequeña de calidad, vamos a determinar 8 pasos esenciales. Siguiendo estos pasos podrás aplicar un diagrama de tortuga con éxito.
- Identificar el proceso.
- Identificar las entradas del proceso.
- Identificar las salidas del proceso
- Determinar la infraestructura a utilizar. ¿Con qué?
- Relacionar los puestos de trabajo. ¿Con quién?
- Definir los indicadores para evaluar el desempeño. ¿Con que criterios?
- Determinar los métodos y funciones a implementar en la estrategia. Es decir: ¿Cómo?
- Finalizar ordenando las formar para obtener visualmente un diagrama de tortuga.
El resultado final quedará como la siguiente imagen:
Luego de ordenar las formas, se deberá dar soluciones a cada punto planteado. Para así conseguir el objetivo.
¿Cómo se usa un diagrama de tortuga?
Una de las preguntas más frecuentes en cuanto a esta herramienta es, ¿Cómo usar un diagrama de tortuga? Para ello, la mejor manera de dibujar este diagrama es, usando un método similar al SIPOC (Supplier-Input- Process-Output-Customer).
Ahora bien, para cada uno de estos ítems, y pensando en cada uno de los procesos. Deben hacerse algunas preguntas que luego serán incluidas en el diagrama.
Proveedores (Supplier)
¿Quiénes son sus proveedores? Es posible que para llevar a cabo el trabajo se necesite varias entradas. Que se hayan utilizado antes, para que se pueda ejecutar el proceso, todos estos elementos se recibirán de un socio. Esto afectará el resultado final del proceso. Por lo cual, se debe de hacer una lista de todos los proveedores.
Entradas (Inputs)
¿Cuáles son sus entradas? Aquí se deberá incluir lo que entra en el proceso de transformación, y lo que aporta cada proveedor. Por lo cual, se debe de hacer una lista de materiales, requisitos, equipos, documentos, entre otros.
También, es preciso saber cómo llegan los insumos, por lo que se debe enumerar métodos, requisitos, criterios, instrucciones, y demás.
Procesos (Process)
¿Cuáles son los pasos de sus procesos? Es fundamental reconocer la interacción que hay entre ellos. Se debe describir cómo se realizan los pasos y mostrar el orden en el que se transforma cada entrada. Mantén el enfoque solo en los pasos que sumen valor.
Luego se deberá especificar cuáles son sus procesos de soporte. Para ello, se recomienda hacer un listado con todos los procesos asociados que respaldan al principal. Incluyendo métodos, materiales, instrucciones, entre otros.
Salidas (Outputs)
¿Cuáles son los resultados de su proceso? En esta oportunidad, la salida puede ser el producto final. No obstante, este debe dirigirse al cliente, pero, esto depende de todo lo que sale del proceso, luego de la modificación.
La lista para este caso debe de llevar todos los productos, o servicios. Y se debe de medir los resultados, como, por ejemplo, cómo son analizados y sus indicadores.
Clientes (Customer)
¿Quiénes son sus clientes? En cuanto a este proceso se deben definir quiénes son los beneficiados. Y, además es necesario resaltar las expectativas y los requisitos de los clientes.
Veamos un ejemplo de cómo elaborar un diagrama de tortuga:
Otras Consideraciones del uso en Auditorias
La utilidad de este diagrama es muy fácil y clara, por tanto, es de gran ayuda en este mapeo. Es fundamental para ayudar a la comprensión y estabilidad en el cumplimiento de los requisitos. Como el tener en cuenta los procesos en términos de valor agregado, así como mejorar los procesos que parten de la información de datos.
Por otra parte, podemos entender que el enfoque de procesos es fundamental, para gestionar los procesos de organización y sus interacciones. De esta forma se lograrán los resultados esperados, de acuerdo a la disposición de la empresa.
