El diagrama matricial, también llamado matriz de relaciones, es una estructura de informes de uso común por parte de las empresas. Permite, a través de representaciones gráficas, evidenciar los niveles de innovación, creatividad y eficiencia.
A través de este diagrama se revelan de forma cualitativa diferentes factores en torno a una problemática, las relaciones que existen entre ellos y qué tan intensas son éstas. En este sentido, es utilizada como una herramienta para planificar acciones y procesos cuyo desarrollo influirá en la mejora de la calidad al resolver un problema.
Tabla de Contenidos
¿Para qué sirven los diagramas matriciales?
Se puede elaborar un diagrama matricial para poder visualizar de forma sencilla los patrones de responsabilidad dentro de una organización, de manera que se pueda verificar que la distribución de las tareas es equitativa y eficaz.
Asimismo, puede ser utilizada por un equipo para facilitar llegar a un consenso relacionado con decisiones pequeñas, lo que puede derivar en una mejor toma de decisiones.
Además, cuando se utiliza esta herramienta, la disciplina de un equipo de trabajo se ve reforzada como consecuencia de que poder ver gráficamente todos los factores de decisión de importancia, pues la transparencia actúa como una fuente de motivación.
Características del diagrama de flujo matricial
Existen tres características fundamentales que diferencian a esta clase de diagrama de otros tipos:
Pensamiento multidimensional
Las relaciones entre los diferentes factores que componen el diagrama se componen de forma que se unan múltiples vías de análisis en el objeto de estudio que se desarrolle, de forma que se puedan apreciar cada una de las dimensiones que lo conforman.
Guía en la priorización
El diagrama debe ser capaz de fungir como una guía para identificar cuáles son los factores de mayor relevancia en el objeto de estudio.
Claridad
Es indispensable que la representación gráfica de la información, independientemente de su complejidad, se muestre de manera concisa y fácil de comprender.
Tipos de diagrama matricial
Dependiendo de la forma en que se relacionen los factores que componen el diagrama, se distinguen seis tipos diferentes:
Matriz Tipo L
Es el modelo más básico y simple. Se limita a relacionar dos tipos de factores.
Matriz Tipo T
Se utiliza en los casos que se desea relacionar un factor con dos factores, por ejemplo, A vs B y A vs C. Se considera como una combinación de dos diagramas matriciales tipo.
Matriz Tipo Y
Relaciona un factor con otros tres. Se considera una combinación de tres diagramas tipo L.
Matriz Tipo X
En este caso se relacionan cuatro tipos de factores dos a dos. Por ello, es una combinación de cuatro matrices de tipo L.
Matriz Tipo C
Es utilizado para representar la forma en que se relacionan tres tipos diferentes, mediante tres puntos de vista de forma simultánea. Cabe destacar que es uno de los diagramas más complejos, por lo que su uso no es común.
Matriz Tipo A
Consiste en una modificación del tipo L, en el que se representan las relaciones entre todos los factores que conforman a un factor en específico.
Ventajas y desventajas del diagrama de matricial
La utilización de este tipo de herramienta en cualquier ámbito presenta las siguientes ventajas y desventajas:
Ventajas
- Se adapta a entornos de alto dinamismo.
- Fomenta la administración participativa en las empresas.
- Ofrece suficiente tiempo para la alta gerencia.
- Maximiza el aprovechamiento de los recursos disponibles.
- Mejora la coordinación y el control de las empresas.
Desventajas
- Puede ser difícil de balancear, por lo que puede crear conflictos relacionados con la asignación de recursos.
- Si implica aumentar el número de gerentes de proyecto, incrementa los gastos.
Cómo hacer un diagrama de estructura matricial
Los pasos para elaborar un diagrama matricial son los siguientes:
1. Clarificar el objetivo de la construcción del diagrama
Se debe empezar por definir las razones por las que se va a estructurar el diagrama y cuál es el objetivo que se planea cumplir.
2. Escoger el tipo de matriz de relaciones
Dependiendo del tipo de problemática que se va planteó en el paso anterior, se selecciona el tipo de diagrama que más se ajuste a los factores relacionados.
3. Identificar los factores
La forma en que se realiza este paso no tiene una metodología específica. Generalmente, se identifican los factores que conforman al objeto de estudio mediante la utilización de una de las siguientes herramientas:
- Diagramas de Árbol.
- Estudios de mercado.
- Análisis de diagramas de flujo.
- Tormenta de ideas.
- Uso de información o listas previamente elaboradas.
Se recomienda analizar entre las herramientas disponibles cuál resulta más práctica de acuerdo a los objetivos planteados en el primer paso.
4. Graficar el diagrama matricial
De acuerdo al modelo seleccionado en el paso dos, se procede a elaborar la representación gráfica del diagrama. Para hacer el diagrama se siguen los siguientes pasos:
- Se define qué debe representarse en columnas y qué en filas, salvo en los casos que se harán representaciones de dos a dos.
- Dibujar un número de columnas y filas acorde a la cantidad de factores identificados en el paso tres. A cada factor debe corresponderle un espacio de rotulación.
- Rotular el título o notación que corresponda al tipo de diagrama.
- Marcar cada factor en las filas y columnas correspondientes.
5. Identificar y rotular las relaciones entre cada factor
Este paso se realiza de la siguiente forma:
- Se selecciona el primer factor en las filas y después se analizan los elementos ubicados en las columnas. Durante el análisis es necesario identificar cuáles se relacionan con el primer elemento.
- Mediante el juicio de los expertos en el objeto de estudio o mediante los datos existentes se procede a determinar el nivel de intensidad de la relación entre los diferentes factores.
- Se dibuja el símbolo que corresponda al nivel de intensidad identificado en la casilla de intersección que se encuentra entre la columna y la fila de los factores relacionados.
- Se repite todo el proceso con las filas restantes.
6. Marcar el diagrama y agregar información adicional prioritaria
Finalmente, con el objetivo de que el diagrama matricial sea lo más claro posible, se agrega información adicional que pueda facilitar su comprensión. Se recomienda lo siguiente:
- Explicación sobre cómo se establecieron las relaciones.
- Título para explicar las relaciones.
- Leyenda que explique el significado de cada uno de los símbolos graficados.
Ejemplo de diagrama matricial
En un caso hipotético donde se planea inaugurar un nuevo consultorio médico de un médico especialista podría utilizarse el diagrama de estructura matricial como una herramienta para determinar las relaciones existentes entre los pacientes y los factores del servicio de consulta médica que dichos pacientes necesitan.
Para la elaboración del diagrama requerido en este ejemplo se debe empezar por definir cuáles son los factores que cada paciente demanda. La forma más óptima de identificarlos es a través de una encuesta. Al aplicarla, se determina que los factores que desean los pacientes son los siguientes:
- Precio asequible.
- Amabilidad en el trato al público.
- Servicios confiables.
- Instalaciones en buen estado e higiénicas.
- Consultorio cómodo.
El médico en cuestión que va a inaugurar la consulta especializada cuenta con una casa antigua para establecer allí el consultorio, es un lugar bastante higiénico, aunque no muy cómodo. Asimismo, se trata de un auténtico profesional de la medicina con gran trayectoria, los precios que desea establecer son algo altos en comparación con los de la competencia, pero brinda mucha confianza a sus pacientes. En contraste, su trato no es demasiado amable al ser poco sociable.
Teniendo todos estos datos sobre el consultorio médico y los factores relacionados con los pacientes previamente identificados, es posible proceder a graficar el diagrama matricial de la siguiente manera usando un tipo L:
En este diagrama de ejemplo se han utilizado los símbolos para representar el nivel de relación de la siguiente manera:
- Relación fuerte: Ø
- Relación mediana: ▼
- Relación débil: ▲
Gracias a este diagrama de flujo matricial se ha evidenciado de forma clara que, de todas las características del consultorio médico, el profesionalismo es el factor que está mejor relacionado con las demandas de los pacientes. Por el contrario, la amabilidad en el trato al público fue el factor peor relacionado.
De esta forma es posible obtener una visión clara y objetiva sobre el estado de una organización, en este caso un consultorio médico. Además, es posible, utilizando al diagrama como material de apoyo gráfico, obtener un control administrativo más preciso sobre la empresa, lo que permite tomar mejores decisiones al abordar cambios para la solución de las deficiencias que presenta.
