Diagrama de PERT

Antes de realizar cualquier proyecto, es ideal poner en marcha una buena planificación que facilite todos los pasos del proceso y, precisamente, el diagrama de PERT es la herramienta perfecta para ello.

Tal como su nombre indica, es una “Técnica de Revisión y Evaluación de Programas” (PERT – por sus siglas en inglés), es decir, se trata de un método enfocado en la preparación de las tareas a ejecutar.

Sin embargo, en este artículo explicaremos a fondo su definición, usos y dejaremos algunos ejemplos útiles para aprender a elaborarlo de forma sencilla.

¿Qué es el diagrama de PERT?

El diagrama de PERT es un gráfico que ayuda a visualizar las tareas necesarias para realizar un proyecto exitosamente, contribuyendo, además, con una mejor organización en cuanto al tiempo requerido en cada proceso, a fin de concretar la meta principal lo antes posible y sin inconvenientes.

Es un instrumento que esquematiza las labores imprescindibles para el propósito del trabajo, y señala las relaciones entre estas, trazando elementos como flechas o nodos.

Originalmente se le conocía por su nombre en inglés, “Program Evaluation and Review Technique” (PERT), y fue desarrollado en el año 1957 por la Oficina de Proyectos Espaciales de la Armada estadounidense, de la mano con la consultora Booz, Allen and Hamilton, y la División de Sistemas de Misiles Lockheed.

¿Para qué se utiliza el diagrama de PERT?

El esquema de PERT sirve principalmente para definir el menor tiempo posible, en el que se pudiera concluir un proyecto.

Aunque también ayuda a valorar, de ser necesario, los plazos más largos o aquellos con un período de ejecución más probable.

Al manejar esta información, es sencillo decidir, por ejemplo, la secuencia de las tareas que contribuya con la agilización del trabajo, pautar fechas de entrega para cada actividad, o hacer a un lado cualquier opción problemática.

Simbología, notaciones y terminología del diagrama de PERT

El diagrama de PERT depende de una simbología simple, pero también hay que considerar las notaciones y terminologías que usa para poder elaborarlo fácilmente.

En primer lugar, debemos recordar que este método representa el flujo de las tareas pendientes y las relaciones existentes entre ellas, aunque, por otra parte, incluye eventos relevantes para el desarrollo del proyecto, así como el resto de actividades o acciones necesarias. Estos puntos importantes se definen de la siguiente manera:

• Evento PERT: identifica el inicio o el final de las tareas con un punto dentro del diagrama, pero solo se puede graficar cuando los procesos previos que originen ese evento en particular, estén listos.
• Evento predecesor: es aquel que antecede a un evento sin mezclarse con ningún otro suceso en particular.
• Evento sucesor: se da inmediatamente luego de acabar un evento, y siempre que no se vincule con un suceso adicional.
• Ruta crítica: marca el trayecto entre el primer y último evento del proyecto, por lo tanto, mide el período de tiempo más largo en el que se debería culminar todo el proceso, contribuyendo así, a buscar el camino corto.
• Actividad de la ruta crítica: consiste en cumplir las tareas en el tiempo preciso, para poder completar el proyecto en el lapso estipulado.
• Romper la ruta crítica: concepto que explica las acciones de añadir recursos extra, para acelerar el cronograma del proyecto exitosamente.
• Ruta rápida: término empleado para referirse al adelanto de tareas simultáneamente con otras, y destinado al ahorro de tiempo, aunque ello signifique la alteración de los planes iniciales.
• Tiempo de espera: definición dada a los momentos de retraso entre las tareas que dependen unas de otras, para cumplir su objetivo.
• Tiempo de preparación: período estipulado para completar los procesos de ejecución que deberían durar las tareas con dependencia recíproca.

Por supuesto, no podemos dejar de lado el conjunto de símbolos en los que se basa el diagrama de PERT para funcionar:

• Terminador: es una especie de figura geométrica con forma elíptica horizontal, que representa los puntos de comienzo o final.
• Nodo circular: círculos que encierran números para identificar cada evento.
• Nodo rectangular: cumple la misma función que el nodo circular, por ello se emplea de igual manera.
• Cuadro de tarea: una tabla que contiene los datos concernientes a las labores como, por ejemplo, el nombre de cada responsable, tiempos estimados de ejecución o las fechas pautadas para el inicio y final de estas.
• Conectores de líneas: son las flechas que marcan la dirección a seguir de acuerdo con la secuencia dependiente, es decir, el desarrollo de una tarea para poder pasar a otra en orden.
• Conectores de líneas punteadas: flechas destinadas a orientar la dirección de las tareas dependientes, pero que no ameritan el uso de recursos adicionales para cumplir su objetivo.
• Carriles o contenedores: se utiliza para representar las distintas áreas que tiene un proyecto.

Fórmula PERT y cuándo utilizarla

Aunque sea difícil de creer, existe una fórmula para calcular el tiempo de ejecución necesario para completar un proyecto, y esa “ecuación” de PERT, se emplea cuando se amerita establecer dicho período, sin embargo, la misma depende de cuatro variables:

• Cálculo optimista (O): tiempo mínimo para realizar una tarea.
• Cálculo más probable de tiempo (M): es el lapso estipulado para concretar alguna tarea, sin ningún obstáculo o interferencia.
• Cálculo pesimista (P): el mayor período de tiempo esperado para realizar una tarea.
• Cálculo de tiempo esperado (E): es el lapso más razonable que se pudiera aplicar para culminar una tarea, sin inconveniente alguno.

Tomando todos estos datos en cuenta, se puede generar la ecuación que define el tiempo esperado según los métodos PERT: E = (O + 4 M + P) / 6.

Ventajas y desventajas de su uso

Indiscutiblemente, los diagramas de PERT proporcionan una serie de ventajas que otros tipos de esquemas no pueden facilitar, por ejemplo:

• Arroja información relevante en cuanto al tiempo límite para finalizar el proyecto.
• Facilita un análisis detallado de las tareas que se deben concretar y de su secuencia.
• Refuerza la coordinación y el compromiso entre los equipos de trabajo de distintos departamentos.
• Ayuda a conocer las rutas críticas del proyecto para evitar contratiempos.
• Evalúa qué recursos son realmente necesarios para concretar el trabajo.
• Contribuye con la reasignación de tareas para ganar tiempo.
• Considera los diferentes períodos de duración que tienen todas las actividades.

No obstante, en contraposición a todos estos beneficios mencionados anteriormente, el diagrama de PERT también sufre ciertas desventajas:

• Debido a su notable análisis subjetivo, carece de exactitud.
• Se centra en el tiempo para realizar las tareas y pasa a segundo plano, los costos.
• Requiere una considerable inversión de tiempo para la etapa de planificación.

Diferencia entre el diagrama de Per, Gantt y CPM

Tanto el diagrama de PERT, como el de Gantt o el Método del Camino Crítico conocido como CPM, integran el conjunto de esquemas para el buen desarrollo de los proyectos.

Sin embargo, hay diferencias bastante marcadas entre cada uno de estos instrumentos de análisis y gestión de trabajos.

Primero, el esquema PERT planifica detalladamente los posibles períodos de duración para las tareas a fin de buscar el camino más rápido y exitoso, pero el método CPM se centra tanto en los costos, como en el tiempo del proceso en cuestión.

Mientras que, en el caso de la estrategia de Gantt, el objetivo es observar los avances del cronograma de actividades y mantener al equipo actualizado.

¿Cómo hacer un diagrama de PERT paso a paso?

Hacer un diagrama de PERT abarca un proceso de organización y análisis específico, para poder conseguir todos los objetivos del proyecto sin complicaciones, pero en términos generales los pasos son los siguientes:

1. Determinar las tareas: establece cuáles son las actividades realmente imprescindibles para completar el proyecto.
2. Definir las tareas críticas: este paso ayuda a concretar los debidos tiempos de ejecución de labores, para iniciar los cálculos necesarios.
3. Cálculos de duración: respetando la fórmula PERT, se debe determinar el tiempo optimista, pesimista o más probable de cada tarea, lo cual permitirá ordenar una secuencia de acciones adecuada.
4. Dibujar el diagrama: luego de organizar toda esta información, se puede iniciar el diseño del esquema ya sea a mano o en una plataforma virtual especializada, para buscar la ruta más corta hacia el objetivo del proyecto.

¿Cómo efectuar un análisis PERT?

El análisis PERT dependerá de una fórmula conocida como la “desviación estándar”, la cual ayuda a determinar el margen de probabilidad que puede alcanzar el proyecto.

El fin único de esta ecuación es deducir el nivel de confianza en el que basarse para completar todo el trabajo a tiempo, y esta es la siguiente: (P – O) / 6.

Ejemplos de Diagrama de Pert

Para finalizar, dejaremos algunos ejemplos de cómo se puede realizar un diagrama de PERT para plantear diferentes situaciones reales.

Ejemplo para estrategia en redes sociales

Un sencillo ejemplo del proceso que se debe seguir al momento de plantear una nueva estrategia para presencia en redes sociales, desde la creación de la cuenta, pasando por la generación de contenidos y la publicación de los mismos.

Ejemplo lanzamiento de un nuevo producto

Otro uso muy recurrente de este tipo de diagramas es al momento de plantear el lanzamiento de un nuevo producto en todas sus vías, tanto el proceso de diseño y puesta en marcha de un sitio web para su comercialización, como los procesos paralelos de estudio de mercado para marketing y la generación de contenido para atraer a los clientes.